Blíži sa leto, ktoré je obdobím dovoleniek a cestovania. Mnohí podnikatelia sa počas neho vrhnú na cesty aj na dlhšie, než jeden či dva týždne. Z kancelárie sa však vďaka moderným appkám nikdy nemusíte úplne vypnúť.
Nikto netvrdí, že je to zdravé, pre tých, ktorým pár hodín práce z hotela alebo príjemnej kaviarne umožní predĺžiť si pobyt s rodinou a načerpať sily do zvyšku roka, prinášame pár tipov na softvér, vďaka ktorému zostanú v kontakte s kolegami aj klientmi, no zároveň nemusia byť prilepení na svojej stoličke.
Majte kolegov na dosah ruky, porady riaďte odkiaľkoľvek
Aj keď sa s kolegami nevidíte na pravidelných poradách, stále je nutné mať prehľad o tom, kto na čom práve robí.
Slack ľuďom vo vašej firme umožní komunikovať na diaľku a cez chat posielať všetky potrebné dokumenty, ktoré by sa v mailoch beznádejne stratili. K dispozícii je sú aj video- či telekonferencie a prehľadné vyhľadávanie v predchádzajúcich konverzáciách.
Microsoft Teams je podobná platforma, ktorá je verne previazaná s balíkom Office365 vo vašej firme. Okrem chatov môžete v rámci tímov pracujúcich na rovnakom projekte zdieľať aj súbory umiestnené v cloude a spravovať svoj kalendár. Hlavnou výhodou Teamsov je možnosť pridať do konferencie kohokoľvek z vonku, mimo vašej organizácie – klientom alebo dodávateľom tak stačí poslať link a videohovor sa im automaticky pridá do kalendára s časom, ktorý bude upravený do správnej časovej zóny.
Trello, Assana, Airtable či Monday.com sú taktiež dôležitou súčasťou každej organizácie. Umožňujú vám sledovať, v akom stave sú zadané úlohy a už na prvý pohľad uvidíte, kto je za čo zodpovedný.
Stačí vytvoriť projekt, priradiť k nemu zodpovedné osoby, nastaviť deadliny a môžete svoj tím nechať pracovať aj bez toho, aby ste im neustále pozerali spoza pliec.
Nepracujte 8 hodín denne? Presedlajte na “hodinovku”
Alfou a omegou všetkých freelancerov je oproti ľuďom v klasickom zamestnaní od 9-tej do 17-tej možnosť slobodne sa rozhodnúť, kedy budú na svojich projektoch pracovať.
To v praxi znamená, že väčšina z nich aj tak robí minimálne 12 hodín denne… no v prípade potreby si naozaj vedia zobrať voľno a odpočívať, keď ich mozog práve nespolupracuje. Úlohy potom dokončia napríklad večer alebo v noci.
Na poctivé sledovanie odpracovaného času môžete použiť appku Toggl, ktorá ponúkne jednoduché tlačidlá Play, Stop a Pause. Tie jednoducho stlačíte, keď začínate pracovať, dávate si prestávku a končíte. Toggl potom vypočíta, koľko času ste na projekte strávili a stopky dokonca dokáže vynásobiť vašou hodinovkou. Výsledok tak bude stačiť skopírovať na faktúru.
Začnite so zdieľaním súborov
Absolútnym základom práce na diaľku je mať k dispozícii vždy aktuálne verzie potrebných dokumentov, excelovských tabuliek a všetkých ostatných súborov, s ktorými váš tím pracuje.
Začať môžete tým, že si s kolegami vytvoríte zdieľané cloudové úložisko na službách ako je Google Disk, Dropbox alebo OneDrive. Koniec-koncov, služby ako MS Teams a Google Workspace ponúkajú každému používateľovi desiatky gigabajtov cloudového priestoru.
Postupom času však možno rýchlo prídete na to, že vám ponúkané úložisko nestačí, prípadne sa bežné komerčné služby internetových gigantov poriadne predražia, ak je vás vo firme viac.
SWAN preto vašej firme ponúka službu CloudStore, s ktorou získate vlastný virtuálny server. Základom bude bezpečné NAS úložisko pre všetky firemné dáta, ktoré tak zostanú v bezpečí pred internetovými hrozbami, ale aj mechanickým poškodením, vlámaním či požiarom.
Do úložiska sa dostanete len z konkrétnych IP adries, prípadne cez zabezpečenú firemnú VPN, takže nehrozí zneužitie a krádež dát.