Koronavírusová pandémia firmám ukázala, že z domu nemusia pracovať len freelanceri. Hneď niekoľko štúdií potvrdzuje, že zamestnanci môžu byť doma až o 13 % produktívnejší než v kanceláriách.
Výhody sú jasné: menej rozptyľovania sa s kolegami, efektívnejšie meetingy alebo šetrenie času a peňazí zamestnancov pri dochádzaní z postele k pracovnému stolu, namiesto cestovania cez celé mesto.
Aj vďaka tomu si mnohé firmy ponechali minimálne hybridný spôsob práce, kedy si ľudia môžu home office vybrať aj niekoľko dní do týždňa. Práca z domu (alebo odkiaľkoľvek inde) však musí mať svoje pravidlá. Tieto appky vám pomôžu všetko zvládnuť.
Toggl na presné sledovanie pracovného času
Ľudia pracujúci “na hodinovku” ju určite poznajú, dobre však poslúži aj väčším firmám. Toggl slúži na trackovanie pracovného času, aby ste vedeli, kto, kedy a koľko času strávil na konkrétnom projekte.
Namiesto nezmyselných a zdĺhavých reportov v Exceli však v prípade Toggl stačí ťuknúť na tlačidlo PLAY a keď skončíte, zasa na Stop. To je všetko!
Nadradení však v podrobných reportoch uvidia všetko potrebné.
Slack na efektívnu komunikáciu
Viete, čo je najväčší žrút času vo firme? Komunikácia cez e-maily o úplne všetkom. Ak na odpoveď kolegovi stačí jedna veta, naozaj nepotrebujete posielať oficiálny dokument aj s vaším podpisom.
Navyše, v spleti odpovedí, kópií a preposlaných e-mailov sa ľahko môže stať, že zabudnete priložiť potrebný dokument alebo naopak, nevymažete štipľavý komentár, ktorý nie je určený pre finálneho adresáta.
E-maily by v ideálnom prípade mali slúžiť len na komunikáciu s vonkajším prostredím. V rámci vášho tímu používajte aplikácie ako je Slack alebo Microsoft Teams.
Obe ponúkajú možnosť šikovnejšieho chatu, prípadne (video) hovorov pre viacerých účastníkov naraz a existujú ako pre mobil aj počítač. Kolegu jednoducho nájdete v zozname a do pár sekúnd sa s ním spojíte. Navyše, odoslané súbory budú stále po ruke, čo sa o e-mailoch určite povedať nedá.
Sledujte, kto na čom robí
Kým Slack slúži hlavne na komunikácie, možností MS Teams sú oveľa širšie. Platforma už umožňuje aj sledovanie práce a priraďovanie zodpovednosti za konkrétny projekt pre jednotlivých zamestnancov. Oplatí sa vám hlavne v prípade, že vaša firma už používa iné riešenia od Microsoftu.
Ostatné korporácie si môžu vybrať podobný softvér, napríklad známe Trello či Asana. Opäť platí, že sú dostupné aj z mobilu, takže sa zamestnanci budú môcť pripájať prakticky odkiaľkoľvek.
Začnite aspoň s dokumentami a excelovskými tabuľkami
Ak s kolaboráciou mimo kancelárie ešte len začínate, môžete si ju vyskúšať aspoň na wordovských a excelovských tabuľkách.
Aby ste sa uistili, že váš tým pracuje vždy s aktuálnou verziou dokumentu, zdieľajte si ho cez Google Docs alebo online verzie MS Office (Microsoft 365). Vďaka cloudu ju bude mať každý vždy po ruke a cloudové úložisko vyrieši aj problémy so zálohovaním.
Už žiadne zabudnuté počítače či USB kľúče alebo meškajúci kolegovia. Dôležité prezentácie a dokumenty si bude mať každý vždy na pár kliknutí.
Cez úložiská ako je Google Disk, Dropbox, Box, OneDrive či Mega môžete s kolegami zdieľať prakticky čokoľvek a ak vyberiete ten správny priečinok, záloha sa vždy urobí automaticky, ak bude počítač pripojený k internetu.
Možno však budete chcieť dať prednosť profesionálnemu riešeniu na mieru, ktoré môže byť v konečnom dôsledku aj lacnejšie. SWAN vám ponúka službu CloudStore, v rámci ktorej vám vytvoríme váš virtuálny server prakticky na čokoľvek.
Základom bude bezpečné NAS úložisko pre všetky firemné dáta, ktoré tak zostanú v bezpečí pred internetovými hrozbami, ale aj mechanickým poškodením, vlámaním či požiarom.
Do úložiska sa dostanete len z konkrétnych IP adries, čo minimalizuje riziko úniku dát aj bez nutnosti pamätať si zložité heslá.
Spravujte na diaľku aj svoj e-shop
Niektoré firmy žijú vďaka službám, iné vďaka tovaru. V prípade tých druhých bude nutnosti kolaborovať na jednotlivých úlohách menej, za to však oceníte komplexné riešenia na správu zákazníkov ich objednávok a prehľadný systém, vďaka ktorému vidíte, čo práve máte na sklade.
V takom prípade pre vás budú zaujímavé automatizované e-commerce riešenia ako je Shopify alebo Woocommerce.
S oboma zvládne vytvoriť e-shop takmer každý, od úvodného pridania prvého produktu až po expedovanie zásielky. Stačí len kúpiť tú správnu doménu.