Žiadna firma, no už ani malí podnikatelia a živnostníci, sa dnes nezaobídu bez počítača a základného kancelárskeho softvéru.
Prakticky nevyhnutné sú najmä súčasti kancelárskeho balíka Microsoft Office, teda Word, Excel, PowerPoint alebo Outlook.
Samozrejme, existujú aj bezplatné alternatívy, no najmä v prípade, že potrebujete dokumenty a zložitejšie tabuľky vytvárať, platí, že Office stále ponúka najviac možností a funkcií – koľko teda takéto niečo stojí a ako ušetriť?
MS Office môžete mať aj so zľavou
Starší Office stále zoženiete aj v podobe krabicovej verzie, kedy získavate doživotnú licenciu na danú verziu. Nejde však o nič lacné.
Oficiálna cena Office 2021 (Word, Excel, PowerPoint a Outlook) pre jeden PC alebo Mac je až 299 eur.
Je však len veľmi nepravdepodobné, že by ste v kancelárii používali iba jeden počítač a navyše, ak Microsoft vydá nové verzie svojho kancelárskeho balíčka, budete si ich musieť kúpiť znova, alebo sa uspokojiť s tými starými.
Namiesto jednej platby predplatné za pár eur
Cenovo dostupnejšou alternatívou je platiť za Office formou predplatného. V tomto prípade gigant svoju službu nazýva Microsoft 365.
Základnú verziu môžete mať už za 5,10 eur mesačne za používateľa (1 zamestnanca) v prípade, že vám stačí prístup k dokumentom cez webové rozhranie, alebo 8,80 eur mesačne / 1 používateľ, ak chcete klasické desktopové aplikácie dostupné aj offline.
Okrem základného softvéru získate aj dva benedity navyše – až 1 TB priestoru v úložisku OneDrive pre každého zamestnanca, prípadne tiež profesionálny e-mail na vašej firemnej doméne, ak sa rozhodnete pre niektorú z verzií “Business”.
Alternatívy, ktoré sú zadarmo
Ak sa vám za Office vo firme platiť nechce, nemusíte. V prípade, že nepotrebujete všetky “Wordovské” alebo “Excelovské” funkcie, stále je tu bezplatná alternatíva v podobe cloudového balíčka Google Drive.
Dokumenty aj tabuľky upravujete priamo v internetovom prehliadači, no výsledok si pohodlne môžete stiahnuť aj ako .docx alebo .xlsx.
Príjemná je tiež možnosť kolaborácie – dokumenty môžu v reálnom čase opravovať aj viacerí členovia tímu, takže sa vyhnete trápnemu posielaniu dokumentov v prílohách, pričom ani neviete, ktorá verzia je tá najaktuálnejšia.
OpenOffice, LibreOffice…
Ak sa neviete vzdať klasického softvéru nainštalovaného priamo v počítači, môžete vyskúšať bezplatné alternatívy k Wordu a Excelu.
K najznámejším patria LibreOffice, FreeOffice alebo OpenOffice. Hoci dokážu otvárať editovať bežné dokumenty, počítajte s tým, že najmä dokumenty so zložitejším formátovaním alebo tabuľky, ktoré majú makrá a rôzne funkcie, sa nemusia zobrazovať vždy úplne správne.
Svoju alternatívu pochopiteľne ponúka aj Apple v prípade, že používate počítače Mac alebo MacBook. Jeho Pages, Numbers či Keynote Word, Excel a PowerPoint plnohodnotne zastúpia.
Pri hľadaní alternatív však myslite aj na svojich zamestnancov. Ak vedia pracovať v balíku MS Office, ešte to neznamená, že budú rovnako produktívni aj s iným softvérom, ktorý sa možno budú musieť učiť úplne od začiatku, alebo mu bude chýba’ Slovenčina.
Niekedy sa skrátka šetriť neoplatí a len si ublížite.
Nezabudnite na e-mail
Ak sa rozhodnete nekupovať balík Office, prídete aj o možnosť využívať známy Outlook. V prípade, že máte len pár e-mailov a menších zákazníkov, dá sa využívať Gmail, platený Google Workspace (bývalý G Suite), Mozilla Thunderbird alebo Spark.
Outlook je však vo väčších firmách pevne zviazaný z platformou Microsoft Exchange, kedy majú všetci zamestnanci prístup k rôznym kalendárom kolegov, alebo celému adresáru kontaktov vo firme.
Opäť tak platí vyššie uvedené – niekedy sa platba za poriadny softvér mnohokrát vráti.
Softvér pre produktivitu, ktorý by ste tiež mali poznať
Každý zamestnanec má svoje úlohy a komunikácia cez e-mail nemusí byť to pravé orechové.
Preto vzniklo množstvo nástrojov, ktoré umožňujú tímom komunikovať v špecifických kanáloch, ktoré môžu byť určené len pre jeden projekt. Zároveň často umožňujú aj sledovať progres, ktorý na úlohách zatiaľ urobili.
Nebojte sa preskúmať Trello, Slack, Microsoft Teams alebo Monday.
Grafiku zvládnete aj bez Photoshopu
Pomerne veľké peniaze z firemného rozpočtu dokáže zhltnúť aj Adobe a jeho Photoshop.
Našťastie sú tu alternatívy, ktoré sú lacnejšie alebo úplne zadarmo, oveľa jednoduchšie sa ovládajú a umožňujú na jednom projekte pracovať viacerým zamestnancom.
Za skúšku rozhodne stojí Figma alebo Canva, ktorá ponúka množstvo už vopred pripravených šablón, ktoré si môžete upraviť.
Poznať by ste však mali aj oveľa jednoduchšie nástroje – napríklad tie na vytváranie screenshotov, ale takých, ktoré namiesto celej obrazovky “vyfotia” len jedno okno alebo časť, ktorú vyberiete kurzorom myši.
Na to je tu Nástroj na vystrihovanie priamo vo Windowse alebo appka GreenShot.
Pripojte svoju firmu a kanceláriu na internet
Ani jeden e-mail s objednávkou od zákazníka či dokument od kolegu by však neprišiel, ak by ste nemali spoľahlivé a rýchle internetové pripojenie.
S Business internetom od SWANu vás pripojíme kdekoľvek na Slovensku. Okrem stabilnej vysokej rýchlosti zabezpečíme tiež kvalitné Wi-Fi v celej firme a ponúkame 24/7 podporu nášho dohľadového centra, ktoré vás ochráni pri náhlych výpadkoch aj útokoch z vonku.