Kedy ste naposledy prišli o dôležitý dokument, prezentáciu alebo fotografie? Máme rok 2023, takže odpoveď by mala byť: “Veľmi, veľmi dávno.”
Strata dôležitého dokumentu alebo dovolenkových fotografií z vášho súkromného zariadenia síce bolí, no podobný prešľap vo firme môže znamenať škody aj vo výške tisícov či desaťtisícov eur.
Moderné technológie a softvér vám našťastie dnes umožňujú automaticky zálohovať všetky dáta. Od prostých e-mailov a údajov o vašich klientoch, až po kompletný obsah smartfónov, počítačov alebo webových stránok.
1. O dáta raz určite prídete. Pripravte sa
Podľa iniciatívy World Backup Day o svoj mobil každú minútu príde 113 ľudí. Rovnako tak ale môžete vy (alebo vaši zamestnanci) kdekoľvek zabudnúť firemné počítače so životne dôležitými dátami a heslami k ďalším službám.
Príčinou straty dát však nemusí byť len krádež alebo nepozornosť. Technika a disky časom starnú, takže štatisticky je každý deň pravdepodobnejšie, že príde k ich poruche.
Pri ideálnom scenári by ste si mali len povzdychnúť, odpísať nefunkčné zariadenie z účtovníctva, kúpiť nové a za pár minút doň nahrať pôvodné údaje. Na to však nejakú zálohu najprv musíte mať. Plakať nad rozliatym mliekom bude neskoro.
2. Začnite v malom – dokumenty, fotografie alebo emaily
Niektoré aplikácie majú možnosť zálohovania už v základe. Týka sa to napríklad programov balíka Office, respektíve predplatného Microsoft 365, ktoré ponúka až 1 TB priestoru na používateľa.
Tie najdôležitejšie dokumenty tak môžete ukladať v cloude aj bez ďalších nastavení, rovno z Wordu, Excelu alebo PowerPointu.
V ostatných prípadoch si môžete pomôcť a využiť komerčne postupné cloudové úložiská ako je OneDrive, Dropbox, Google Disk či iCloud. Pri každom z nich si môžete nastaviť, ktoré priečinky chcete synchronizovať. Ich aplikácie pre mobily zas dokážu automaticky zálohovať vaše fotografie a videá, čo sa rozhodne oplatí.
Riešenia ako je Microsoft 365 alebo Google Workspace zvládajú aj synchronizáciu e-mailov, kontaktov a udalostí z kalendára.
3. Naučte sa využívať všetky výhody zálohovaných dokumentov
Už stalo, že ste si s kolegami finálnu verziu dokumentu alebo marketingového materiálu po každom z komentárov a úpravách posielali e-mailom tak často, že nikto nevedel, ktorá je tá správna?
S dokumentami synchronizovaným online sa vám to už nestane. Na ich úpravách totiž môže pracovať naraz hneď niekoľko ľudí a každý bude mať vždy k dispozícii tú správnu verziu.
A naopak, v prípade problémov alebo náhodného zmazania dôležitej pasáže sa vždy viete pozrieť do histórie a obnoviť tú správnu.
4. Komplexné riešenia zverte profesionálom
Dropbox či Google Disk dobre poslúžia samostatným živnostníkom a malým firmám. Tie s väčším počtom zamestnancov a zariadení však pravdepodobne ušetria, ak siahnu po komplexnom riešení.
SWAN firmám ponúka službu CloudStore, ktorá každému na mieru vytvorí jeho vlastný virtuálny server.
Predstavte si, že máte takmer neobmedzené úložisko, ktoré je však ďalej zálohované, pravidelne aktualizované pre vyššiu rýchlosť a permanentne chránené proti fyzickým a kybernetickým útokom. Práve to sú výhody virtuálneho servera oproti tomu klasickému.
Na virtuálnom serveri vám vytvoríme váš vlastný ukladací priestor, no zároveň tam môže bežať aj váš web, e-shop či záloha každého počítača vo firme. O správu a údržbu servera sa však postarajú naši technici.
5. Zálohujte naozaj všetko
Zrkadlová záloha dokumentov na vašom disku nemusí stačiť. Zálohovať by ste mali aj váš web a prakticky všetko vo firme.
Podľa prieskumu World Backup Day je takmer tretina počítačov napadnutá nejakým typom malvéru a zároveň sa stupňujú aj hackerské útoky na najznámejšie weby.
Vlani tiež Slovenskom prebehla správa o chybe známej služby, ktorá uchováva účtovné doklady mnohých domácich firiem. Vyše 92-tisíc používateľov tak prišlo o svoje dáta, čo je ďalším príkladom, prečo by ste mali chcieť čo najviac dát uchovávať prostredníctvom komplexných záloh.
Zálohovať dnes môžete mobily, počítače, weby, e-shopy aj mnoho iného. Základným pravidlom je vždy počítať s najhorším a mať minimálne 1 zrkadlovú kópiu, ideálne aspoň za posledných 24 hodín.